Про внесення змін до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від 18.12.2018 № 940 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах»

З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з документами, приведення оформлення документів в Харківській міській раді та її виконавчих органах у відповідність до Національного стандарту ДСТУ 4163:2020, керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

        1. Внести до Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах, затвердженої рішенням виконавчого комітету Харківської міської ради від 18.12.2018 № 940 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Харківській міській раді та її виконавчих органах» (далі – Інструкція), такі зміни:

1.1. Пункт 7 Інструкції викласти в такій редакції:

«7. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники міської ради та виконавчих органів оформлюють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».».

1.2. У тексті Інструкції слово «ініціали» у всіх відмінках замінити словами «власне ім’я» у відповідних відмінках, у тому числі в додатках до Інструкції. Прізвище у складі будь-якого реквізиту друкується великими літерами.

1.3. Пункт 32 Інструкції викласти в такій редакції:

«32. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться в називному відмінку, наприклад:

Харківська обласна рада

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться в називному відмінку, а посада, власне ім’я та прізвище адресата – у давальному відмінку, наприклад:

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:

Голові Харківської обласної ради

Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

Адміністраціям районів Харківської міської ради

або

Департаментам Харківської міської ради

Документ не повинен мати, як правило, більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України
від 05 березня 2009 р. № 270. Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються в давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

Олександру Гончаруку

вул. Валдайська, буд. 26, кв. 10, м. Харків, 61009

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

Прізвища посадових осіб у реквізиті «Адресат» друкуються великими літерами.».

1.4. Абзац восьмий пункту 33 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які затверджують документ, друкуються великими літерами.».

1.5. Абзац четвертий пункту 34 Інструкції викласти в такій редакції:

«Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата, наприклад:

ГНАТЮКУ Петру

Прошу підготувати проєкт відповіді

про ремонт техніки до 25.05.2023.

Особистий підпис,

Дата».

1.6. Абзац другий пункту 44 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвище посадової особи, яка підписує документ, друкується великими літерами.».

1.7. Абзац четвертий пункту 55 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які вносять зауваження та пропозиції до проєктів розпорядчих документів, друкуються великими літерами.».

1.8. Абзац четвертий пункту 58 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які погоджують проєкти документів, створених у паперовій формі, друкуються великими літерами.».

1.9. Абзац другий пункту 61 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які підписують аркуш погодження до проєкту документа, друкуються великими літерами.».

1.10. Абзац другий пункту 67 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які засвідчують копії паперових документів та витягів, друкуються великими літерами.».

1.11. Пункт 73 Інструкції викласти в такій редакції:

«73. Прізвище і власне ім’я виконавця, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа з використанням 10 розміру шрифту, наприклад:

Петренко Володимир 760 73 29

У внутрішніх документах допустимо зазначати тільки прізвище виконавця документа і номер його службового телефону.».

1.12. Абзац третій пункту 74 Інструкції викласти в такій редакції:

«Прізвища посадових осіб, які проставляють відмітку про виконання документів, друкуються великими літерами.».

1.13. Абзац другий пункту 108 Інструкції викласти в такій редакції:

«Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.».

1.14. Пункт 213 Інструкції викласти в такій редакції:

«213. У міській раді та її виконавчих органах складаються такі номенклатури справ:

номенклатури справ виконавчих органів, які входять до складу Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету (додаток 19);

номенклатура справ Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету (додаток 20);

номенклатури справ виконавчих органів, які не входять до складу Апарату Харківської міської ради та виконавчого комітету (додаток 21).».

1.15. У тексті Інструкції слова «зведена номенклатура» у всіх відмінках замінити словом «номенклатура» у відповідних відмінках.

1.16. У тексті Інструкції слова «зведений опис» у всіх відмінках замінити словом «опис» у відповідних відмінках.

1.17. Пункт 262 Інструкції викласти в такій редакції:

«262. Виконавчі органи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) не пізніше ніж через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Архівного відділу Харківської міської ради через 5 років після завершення справ у діловодстві (відповідно до ч. 5 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5).».

1.18. Пункт 271 Інструкції викласти в такій редакції:

«271. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання через п’ять років після завершення їх ведення передаються до Архівного відділу в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Документи з кадрових питань (особового складу) передаються до комунального підприємства «Міський архів».».

1.19. Абзац четвертий пункту 275 Інструкції викласти в такій редакції:

«Справи, що передаються до Архівного відділу Харківської міської ради, повинні бути упаковані до архівних коробів.».

1.20. Пункт 7 додатка 1 до Інструкції викласти в такій редакції:

«7. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа становить:

125 міліметрів – для власного ім’я та прізвища реквізиту «Підпис»;

100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;

90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;

10 міліметрів – для абзаців у тексті;

0 міліметрів – для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Власне ім’я, прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», для слова «Додаток», для реквізитів додатка, слова «Підстава», запису про посилання на документ, що став підставою для підготовки (видання) поточного документа, найменування посади в реквізиті «Підпис», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом» або в іншому вільному від тексту місці аркуша нижче підпису та для першого реквізиту «Гриф затвердження», якщо їх в документі два.».

1.21. Викласти в новій редакції додатки 22–24 до Інструкції (додаються).

2. Департаменту у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради (Сідоренко Ю.С.) забезпечити оприлюднення рішення в установленому порядку.

3. Контроль за виконанням рішення покласти на заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

 
Міський голова                                                                       І.О. ТЕРЕХОВ